E-Defter Nedir?
Kanunen Kağıt ortamında tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve defter-i kebirin elektronik ortamda tutulması, muhafaza ve ibraz edilmesidir. Kağıt defterler için geçerli olan kanun ve hükümler e-defter için de geçerlidir.
E-Defter Uygulamasına Geçiş Kimler için zorunludur?
2020 yılı itibari ile;
· E-fatura uygulamasına zorunlu olarak geçen mükellefler,
· T.T.K 397.madde kapsamında bağımsız denetime tabi olan şirketler,
· Bakanlıkça vergiye uyum düzeyi düşük olarak tespit edilen mükellefler,
e-Defter kullanmak zorundadır. İhtiyari olarak e-fatura uygulamasına geçen mükellefler e-Defter uygulamasına geçmek zorunda değildir. e-Fatura kullanıcısı olmayan mükellefler isteğe bağlı olarak e-defter uygulamasına geçebilirler.
Genel olarak e-uygulamalara isteğe bağlı geçilebilir. Fakat bu geçişin geri dönüşü yoktur. Örnek verecek olursak: E-defter uygulamasına gönüllü olarak geçen bir firma daha sonra kağıt ortamına dönüş yapamaz.
E-Defter Uygulamasına geçiş ve başlama süreleri nasıl tespit edilir?
2020 yılı itibariyle hadlerin aşılması halinde 7.ayda e-fatura ve e-Arşiv uygulamasına geçilir. Bir sonraki dönemin başında da e-defter uygulamasına geçilir. Bazı özel durumlarda (Bakanlığın zorunlu kıldığı haller) yılın başında e-faturaya geçilirse E-deftere de aynı anda geçilir.
E-Defterde açılış ve kapanış tasdiki nasıl yapılır?
E-defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış tasdiki, son ayına ait beratın alınması kapanış tasdiki, diğer aylara ait beratın alınması ise ilgili aylara ait defterin noter tasdiki yerine geçer.
E-Defterde muhasebe kayıtları nasıl olmalıdır?
Her bir fatura ayrı bir yevmiye maddesi olarak kayıt edilmelidir.
E-arşiv kullanıcılarından olmak şartıyla yazılı talep üzerine bakanlıkça izin verilen (kargo firmaları gibi) mükellefler birleşik yevmiye kaydı düzenleyebileceklerdir. Belge tipi alanı diğer olarak seçilecek ve açıklamaya e-arşiv fatura icmali yazılacaktır.
Çek, senet kayıtlarında her bir kayıt ayrı yevmiye maddesiyle kayıt edilmelidir. Fakat her belge kendi içerisinde döviz cinsi aynı olanlar aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla birden fazla çek tek bir yevmiye maddesiyle kayıt altına alınabilir.
Banka kayıtlarını tek tek kayıt yapabileceğimiz gibi, her bankayı döviz cinsinde ayırarak günlük olarak muhasebeleştirebiliriz.
Perakende satış fişi 10’ar günlük kayıtlar halinde muhasebeleştirilebilir.
E-Defterin oluşturulma aşamaları
· Tarih aralığı verilir.
· Yevmiye ve kebir defteri oluşturulur.
· Yevmiye ve kebir defteri mali mühürle imzalanır.
· Yevmiye ve kebir defteri beratları oluşturulur.
· Yevmiye ve kebir defteri beratları imzalanır.
· Yevmiye ve kebir defteri beratları Gelir İdaresine gönderilir.
E-Defter Berat Yükleme Süreleri
E-defter aylık oluşturulur ve izleyen 3.ayın sonuna kadar sisteme yüklenip berat dosyası alınır. 2020 yılında 3’er aylık dönemlerde berat verilebilme seçeneği sunulmuştur. Bu seçeneği seçen işletmeler Geçici vergi beyannamelerinin verildiği ayın sonuna kadar beratları yüklemelidirler. Beratlar verilirken tek seferde verilmez. Ay ay olarak yüklenir. Beratların aylık veya üç aylık olarak verilebilmesi için sene başında seçim yapılmalıdır. Yıl ortasında seçim yapılamaz. Seçim yapmayan firmalar Gelir İdaresi tarafından aylık seçim yapmış gibi algılanır.
E-Defter Kullanmanın Avantajları
· E-defter elektronik ortamda muhafaza edileceği için arşiv maliyetimiz olmaz.
· E-defter kağıda basılmadığı için kağıttan ve zamandan tasarruf sağlar.
· Mürekkep ve toner masrafı azalır.
· Noter masrafı ortadan kalkar.
· Doğayı korumuş oluruz.
E-deftere geçiş yapan işletmeler, işlemler elektronik ortamda olacağı için kağıt, toner, noter, yazıcı, gibi maliyetlerden kurtulur. Emek ve zamandan tasarruf etmiş oluruz.